Hybrides Arbeiten ist längst Alltag – auch im Mittelstand in Südbaden. Kunden, Partner und Teammitglieder erwarten heute professionelle Videokonferenzen auf Augenhöhe. Doch zwischen dem improvisierten Laptop-Call und einem durchdacht eingerichteten Konferenzraum liegen Welten. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Hardware, Software und Raumkonzepte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind – praxisnah und mit konkreten Empfehlungen.
Warum Laptop-Kamera und eingebautes Mikrofon nicht reichen
- Schlechte Bildqualität bei ungünstigen Lichtverhältnissen – Gesprächspartner sehen nur Schatten
- Eingebaute Mikrofone fangen Tastaturgeräusche, Lüfter und Raumhall auf
- Enger Bildausschnitt zeigt nur eine Person – bei Gruppenmeetings im Raum unbrauchbar
- Echo und Rückkopplungen bei mehreren Laptops im selben Raum
- Unprofessioneller Eindruck bei Kundenterminen und Bewerbungsgesprächen
Eine Studie von Frost & Sullivan zeigt: Über 75 % der Teilnehmer bewerten die Qualität einer Videokonferenz primär nach der Audioqualität. Wer hier spart, riskiert Missverständnisse, Frustration und letztlich verlorene Geschäftschancen. Gerade für Unternehmen in der Region Freiburg, Offenburg oder Lörrach, die mit internationalen Partnern zusammenarbeiten, ist ein professioneller Auftritt entscheidend.
Schlechtes Audio in Videokonferenzen ist wie ein fester Händedruck mit nassen Händen – der erste Eindruck ist dahin.
Raumtypen: Vom Huddle Room bis zum Boardroom
Nicht jeder Raum braucht die gleiche Ausstattung. Die richtige Lösung hängt von der Raumgröße, der typischen Teilnehmerzahl und dem Nutzungszweck ab. Im Wesentlichen unterscheiden wir drei Kategorien:
Huddle Room (2–4 Personen)
Kleine Besprechungsecken oder Telefonzellen für spontane Abstimmungen. Kompakte All-in-One-Geräte sind hier ideal. Budget: 800–2.500 €.
Besprechungsraum (5–10 Personen)
Der klassische Meetingraum für Team-Meetings und Kundentermine. Separate Kamera, Speakerphone und Display erforderlich. Budget: 3.000–8.000 €.
Boardroom (10–20 Personen)
Große Konferenzräume für Vorstandssitzungen und Workshops. Mehrere Kameras, Deckenmikrofone und Dual-Displays sind Standard. Budget: 8.000–25.000 €.
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Wie viele Räume haben Sie? Wie oft werden sie für Videokonferenzen genutzt? Ein Huddle Room, der täglich genutzt wird, hat höhere Priorität als ein großer Saal, der nur monatlich zum Einsatz kommt.
Kameras: Das richtige Bild für jeden Raum
Die Kamera ist das Aushängeschild Ihrer Videokonferenz. Moderne Konferenzkameras bieten Features wie automatisches Framing (die Kamera folgt den Sprechern), Whiteboard-Erkennung und 4K-Auflösung. Hier die wichtigsten Empfehlungen nach Raumgröße:
Huddle Room und kleine Räume
- Jabra PanaCast 50 – 180°-Panoramabild, ideal für kleine Räume mit Tischnähe
- Logitech Rally Bar Mini – kompakte Soundbar mit integrierter Kamera, AI-basiertes Framing
- Poly Studio P15 – persönliche Videobar für Einzelarbeitsplätze und kleine Huddle Rooms
Mittlere Besprechungsräume
- Logitech Rally Bar – leistungsstarke All-in-One-Lösung mit mechanischem PTZ und RightSight-Technologie
- Poly Studio X50 – eigenständiges Videokonferenzsystem, kein PC erforderlich
- Jabra PanaCast 50 mit externen Mikrofonen – erweiterte Abdeckung für größere Tische
Boardrooms und große Konferenzräume
- Logitech Rally Plus – modulares System mit bis zu 7 Mikrofon-Pods und separater Kamera
- Poly Eagle Eye Director II – automatische Kamerasteuerung mit Sprecherverfolgung
- AVer CAM570 – Dual-Kamera-System mit Panorama- und Nahaufnahme gleichzeitig
Moderne Konferenzkameras nutzen künstliche Intelligenz, um Sprecher automatisch zu erkennen und ins Bild zu rücken. Logitech nennt dies "RightSight", Poly "Director AI" und Jabra "Intelligent Zoom". Diese Funktion ist besonders wertvoll in Räumen mit wechselnder Teilnehmerzahl – die Remote-Teilnehmer sehen immer die aktiven Personen im optimalen Bildausschnitt.
Audio: Der unterschätzte Erfolgsfaktor
Audio ist wichtiger als Video – das belegen Studien immer wieder. Teilnehmer tolerieren ein leicht unscharfes Bild, aber schlechter Ton führt sofort zu Frustration und Abbruch. Für professionelle Konferenzräume gibt es drei grundsätzliche Ansätze:
Speakerphones (Tischgeräte)
Ideal für Huddle Rooms und kleine Besprechungsräume. Geräte wie das Jabra Speak2 75 oder Poly Sync 60 bieten exzellente Sprachqualität für 4–8 Personen. Einfach per USB oder Bluetooth anschließen – fertig.
Tischmikrofone (Grenzflächenmikrofone)
Für mittlere Räume die beste Wahl. Mehrere flache Mikrofone werden über den Tisch verteilt und über ein zentrales Audiointerface verbunden. Vorteil: gleichmäßige Abdeckung auch bei langen Konferenztischen.
Deckenmikrofone
Die Königsklasse für Boardrooms. Mikrofon-Arrays werden unsichtbar in der Decke montiert und erfassen den gesamten Raum. Hersteller wie Shure (MXA920), Sennheiser (TeamConnect Ceiling 2) und Biamp liefern hier erstklassige Lösungen.
⚠️ Wichtig: Vermeiden Sie es, mehrere Laptops mit aktivem Mikrofon und Lautsprecher im selben Raum zu betreiben. Das Ergebnis sind Echo, Rückkopplung und unerträgliche Audioqualität für die Remote-Teilnehmer. Nutzen Sie immer ein zentrales Audiosystem pro Raum.
Displays und interaktive Whiteboards
Der Bildschirm im Konferenzraum muss groß genug sein, damit auch die hinteren Plätze die Teilnehmer und Präsentationen erkennen können. Als Faustregel gilt: Die Bildschirmdiagonale in Zoll sollte mindestens das Doppelte des Abstands in Fuß zum entferntesten Sitzplatz betragen. Für einen 4-Meter-Raum bedeutet das mindestens 65 Zoll.
- Standard-Displays (55–75 Zoll): Samsung, LG oder DTEN-Displays mit 4K-Auflösung und integriertem Konferenzsystem
- Dual-Display-Setup: Ein Bildschirm für die Videoübertragung, einer für Präsentationen – besonders in mittleren bis großen Räumen sinnvoll
- Interaktive Displays: Microsoft Surface Hub 2S, Google Jamboard oder DTEN ON – zum gemeinsamen Zeichnen und Annotieren
- LED-Walls: Für besonders große Boardrooms oder Multifunktionsräume, ab ca. 15.000 € aufwärts
Achten Sie bei der Display-Montage auf die richtige Höhe. Die Mitte des Bildschirms sollte auf Augenhöhe der sitzenden Teilnehmer liegen – also etwa 120 cm über dem Boden. Zu hoch montierte Displays führen dazu, dass die Kamera die Teilnehmer von unten filmt, was unvorteilhaft wirkt.
Software-Plattformen: Teams Rooms, Zoom Rooms und Co.
Die Software entscheidet darüber, wie einfach der Konferenzraum zu bedienen ist. Die drei großen Plattformen bieten dedizierte Raumsysteme an, die weit über die normale Desktop-App hinausgehen:
Microsoft Teams Rooms
Nahtlose Integration in Microsoft 365, Outlook-Kalender und SharePoint. Touch-Controller für One-Touch-Join. Ideal für Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten.
Zoom Rooms
Plattformübergreifend mit hervorragender Interoperabilität. Zoom Rooms Controller (iPad oder Neat Pad) macht den Start eines Meetings kinderleicht. Starke Whiteboard-Funktionen.
Google Meet Hardware
Perfekt für Google Workspace-Nutzer. Chromebase-basierte Systeme von ASUS und Lenovo. Besonders schlanke Einrichtung und Verwaltung über die Google Admin Console.
Die meisten modernen Raumsysteme unterstützen nicht nur ihre native Plattform, sondern auch Drittanbieter-Meetings. Ein Microsoft Teams Room kann also auch Zoom- oder Webex-Meetings per Direct Guest Join beitreten. Prüfen Sie vor der Anschaffung, welche Plattformen Ihre wichtigsten Kunden und Partner nutzen.
Akustik und Beleuchtung: Die oft vergessenen Grundlagen
Sie können die beste Kamera und das teuerste Mikrofon kaufen – wenn der Raum hallt wie eine Turnhalle und das Gesicht im Gegenlicht verschwindet, war die Investition umsonst. Akustik und Beleuchtung sind die Grundlagen, die vor der Technik stimmen müssen.
Akustik optimieren
- Nachhallzeit reduzieren: Zielwert für Konferenzräume ist 0,4–0,6 Sekunden (RT60)
- Akustikpaneele an Wänden und Decke montieren – auch optisch ansprechende Lösungen verfügbar
- Teppichboden oder zumindest ein großer Teppich unter dem Konferenztisch
- Schwere Vorhänge vor Glasflächen reduzieren Reflexionen erheblich
- Schallschutz-Türen und -Wände verhindern Störgeräusche von außen
Beleuchtung richtig planen
- Gleichmäßige Ausleuchtung von vorne – keine Deckenspots direkt über den Köpfen (erzeugen harte Schatten)
- Farbtemperatur: 4000–5000 Kelvin (neutralweiß) ist optimal für Kameras
- Gegenlicht vermeiden: Fenster hinter den Teilnehmern sollten mit Rollos abgedunkelt werden können
- Dimmbare LED-Panels ermöglichen flexible Anpassung an verschiedene Szenarien
- Mindestens 300 Lux Beleuchtungsstärke auf den Gesichtern der Teilnehmer
Netzwerk-Anforderungen: Bandbreite, QoS und VLAN
Professionelle Videokonferenzen stellen hohe Anforderungen an Ihr Netzwerk. Ein HD-Videocall benötigt etwa 2–4 Mbit/s pro Teilnehmer, ein 4K-Stream sogar 8–15 Mbit/s. Doch Bandbreite allein reicht nicht – Stabilität und Priorisierung sind entscheidend.
Bandbreite sicherstellen
Planen Sie mindestens 10 Mbit/s symmetrisch pro Konferenzraum ein. Bei mehreren parallelen Meetings multipliziert sich der Bedarf. Glasfaser-Internet ist für Unternehmen mit regelmäßigen Videokonferenzen heute Pflicht.
Quality of Service (QoS) konfigurieren
Priorisieren Sie Video- und Audiotraffic auf Ihren Switches und Routern. DSCP-Markierungen (EF für Audio, AF41 für Video) stellen sicher, dass ein großer Download im Nebenzimmer nicht Ihr Meeting stört.
VLAN für Konferenztechnik
Separieren Sie Ihre Konferenzgeräte in ein eigenes VLAN. Das verbessert die Sicherheit und ermöglicht gezielte QoS-Regeln und Monitoring.
Verkabelung prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Netzwerkdosen im Konferenzraum mindestens Cat6a bieten. WLAN ist als Backup akzeptabel, für die primäre Anbindung des Raumsystems aber zu instabil.
⚠️ Wichtig: WLAN für Konferenzraumsysteme ist ein häufiger Fehler. Selbst ein starkes WLAN kann durch Interferenzen, viele gleichzeitige Nutzer oder ungünstige Kanalwahl plötzlich einbrechen – mitten im wichtigen Kundengespräch. Verwenden Sie immer eine kabelgebundene Ethernet-Verbindung für fest installierte Systeme.
Ausstattungspakete für verschiedene Budgets
Die folgende Tabelle zeigt typische Ausstattungspakete für die drei Raumtypen. Die Preise sind Richtwerte inklusive Hardware, ohne Installation und Raumakustik:
| Komponente | Huddle Room (bis 2.500 €) | Besprechungsraum (3.000–8.000 €) | Boardroom (8.000–25.000 €) |
|---|---|---|---|
| Kamera | Jabra PanaCast 50 oder Logitech Rally Bar Mini | Logitech Rally Bar oder Poly Studio X50 | Logitech Rally Plus oder AVer CAM570 |
| Audio | Jabra Speak2 75 (integriert) | Poly Sync 60 oder integriert in Videobar | Shure MXA920 Deckenmikrofon + Verstärker |
| Display | 55" Standard-4K-Display | 65–75" 4K-Display | Dual 75–86" Displays oder LED-Wall |
| Controller | Laptop-basiert (BYOD) | Logitech Tap oder Poly TC10 Touch-Panel | Crestron oder Logitech Tap IP |
| Compute | Keiner (All-in-One) | Mini-PC oder integriert | Dedizierter Teams/Zoom Room PC |
| Software | Teams/Zoom Desktop | Teams Rooms oder Zoom Rooms Lizenz | Teams Rooms Pro oder Zoom Rooms Lizenz |
Für den Einstieg empfehlen wir KMU in Südbaden: Beginnen Sie mit einem gut ausgestatteten Besprechungsraum im mittleren Segment. Eine Logitech Rally Bar mit einem 65-Zoll-Display und Teams Rooms bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis und lässt sich bei Bedarf erweitern.
Checkliste: Konferenzraum einrichten
Nutzen Sie diese Checkliste, um bei der Einrichtung Ihres Konferenzraums nichts zu vergessen:
Planung und Vorbereitung
- Raumtyp und typische Teilnehmerzahl definiert
- Budget festgelegt und Angebote eingeholt
- Netzwerkanschluss (Ethernet Cat6a) im Raum vorhanden
- Stromversorgung für alle Geräte eingeplant (auch Steckdosen am Tisch)
- Akustik-Test durchgeführt und ggf. Maßnahmen geplant
Hardware-Installation
- Display auf korrekter Höhe montiert (Mitte ca. 120 cm)
- Kamera mittig über oder unter dem Display positioniert
- Mikrofone strategisch platziert (gleichmäßige Abdeckung aller Sitzplätze)
- Kabelmanagement sauber umgesetzt (keine sichtbaren Kabel)
- Touch-Controller gut erreichbar am Tischende platziert
Software und Netzwerk
- Raumsystem in Teams/Zoom Admin-Portal registriert
- Kalender-Integration mit Exchange/Google Calendar eingerichtet
- VLAN und QoS-Regeln auf den Netzwerk-Switches konfiguriert
- Firmware aller Geräte auf aktuellen Stand gebracht
- Test-Meetings mit internen und externen Teilnehmern durchgeführt
Betrieb und Wartung
- Kurzanleitung für Mitarbeiter erstellt und im Raum ausgehängt
- Regelmäßige Firmware-Updates eingeplant (monatlich empfohlen)
- Monitoring der Raumsysteme eingerichtet (Teams Admin Center / Zoom Dashboard)
- Ansprechpartner für technische Probleme definiert
- Feedback-Prozess für Mitarbeiter etabliert
Fazit: Professionelle Videokonferenzen sind kein Luxus
Professionelle Videokonferenz-Ausstattung ist keine Frage des Luxus, sondern der Wettbewerbsfähigkeit. Gerade für mittelständische Unternehmen in Südbaden, die mit Kunden und Partnern über regionale Grenzen hinaus zusammenarbeiten, ist ein professioneller Auftritt in Videokonferenzen heute unverzichtbar.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht sofort in allen Räumen die Premium-Lösung installieren. Beginnen Sie mit dem Raum, der am häufigsten für Videokonferenzen genutzt wird, und sammeln Sie dort Erfahrungen. Ein gut eingerichteter Besprechungsraum im mittleren Preissegment macht bereits einen enormen Unterschied gegenüber dem Laptop-Chaos.
Achten Sie dabei auf die richtige Reihenfolge: Zuerst die Raumakustik und Beleuchtung optimieren, dann die passende Hardware auswählen und zuletzt die Software-Plattform einrichten. Und vergessen Sie das Netzwerk nicht – die beste Kamera hilft nichts, wenn das Bild ruckelt, weil im Nachbarbüro jemand ein großes Backup in die Cloud schiebt.