Irgendwo in einem Aktenschrank liegt die unterschriebene Version des Mietvertrags. Oder war es der Ordner im Netzlaufwerk? Vielleicht hat Frau Meier die finale Fassung auch per E-Mail geschickt – aber an wen genau? Szenen wie diese spielen sich in mittelständischen Unternehmen täglich ab. Dokumente werden doppelt abgelegt, in verschiedenen Versionen gespeichert oder schlicht nicht wiedergefunden. Die Folge: verlorene Arbeitszeit, Compliance-Risiken und Frust bei allen Beteiligten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft hier Ordnung – vorausgesetzt, Sie führen es richtig ein. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie das Thema papierloses Büro strukturiert angehen, welche Lösungen für den Mittelstand in Frage kommen und worauf Sie bei der Einführung achten sollten.
Was ist ein DMS? Einfach erklärt
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die alle Dokumente Ihres Unternehmens digital erfasst, strukturiert ablegt und durchsuchbar macht. Dabei geht ein DMS deutlich über einen simplen Dateiserver hinaus: Es verwaltet Versionen, steuert Zugriffsrechte, ermöglicht die Volltextsuche auch in gescannten Dokumenten (per OCR) und sorgt für eine revisionssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben.
Konkret bedeutet das: Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt und dem richtigen Kreditor zugeordnet. Verträge lassen sich per Stichwortsuche in Sekunden finden. Und wenn ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet, bleibt die vorherige Version erhalten – keine überschriebenen Dateien mehr, keine Unsicherheit darüber, welche Fassung die aktuelle ist.
Typische Probleme ohne DMS
Bevor Sie in eine Lösung investieren, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf den Status quo. Die folgenden Probleme begegnen uns bei nahezu jedem mittelständischen Unternehmen, das noch ohne DMS arbeitet:
- Dokumente liegen verstreut auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern, auf lokalen Festplatten und in Papierordnern – niemand hat den vollständigen Überblick
- Mitarbeiter verbringen im Schnitt 20–30 Minuten pro Tag mit der Suche nach Dokumenten – das sind über 100 Stunden pro Person und Jahr
- Versionschaos: Dateien wie "Vertrag_final_v3_NEU_aktuell.docx" machen es unmöglich, die gültige Fassung zu identifizieren
- Keine revisionssichere Archivierung: Bei einer Betriebsprüfung fehlen Nachweise oder Dokumente lassen sich nicht lückenlos rekonstruieren
- Papierarchive belegen teure Bürofläche und sind bei Brand oder Wasserschaden unwiederbringlich verloren
- Remote-Arbeit wird ausgebremst, weil Dokumente nur im Büro oder über langsame VPN-Verbindungen zugänglich sind
Vorteile eines DMS für den Mittelstand
Ein gut eingeführtes DMS löst nicht nur die genannten Probleme, sondern bringt handfeste Vorteile für den täglichen Betrieb:
Schnelle Suche
Volltextsuche über alle Dokumente inklusive gescannter Unterlagen. Ein Stichwort genügt, um Verträge, Rechnungen oder Protokolle in Sekunden zu finden – unabhängig vom Ablageort.
Versionskontrolle
Jede Änderung wird automatisch als neue Version gespeichert. Sie sehen jederzeit, wer wann was geändert hat, und können ältere Fassungen bei Bedarf wiederherstellen.
Rechtssichere Archivierung
GoBD-konforme Ablage mit Zeitstempeln, Zugriffsprotokollen und Löschschutz. Sie sind bei Betriebsprüfungen und Audits auf der sicheren Seite.
Workflow-Automatisierung
Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen und Genehmigungsprozesse laufen digital ab. Keine Papierzettel mehr, die auf Schreibtischen liegen bleiben.
Platzeinsparung
Papierarchive werden überflüssig. Die frei werdende Bürofläche lässt sich produktiv nutzen – oder Sie sparen Mietkosten.
Remote-Zugriff
Mitarbeiter greifen von überall sicher auf alle Dokumente zu. Homeoffice und verteiltes Arbeiten funktionieren reibungslos.
DMS-Lösungen im Vergleich
Der Markt für DMS-Lösungen ist breit aufgestellt. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Systeme für den Mittelstand mit ihren jeweiligen Stärken:
| Lösung | Zielgruppe | Betriebsmodell | Preisklasse | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| SharePoint / OneDrive (M365) | KMU mit Microsoft 365 | Cloud (SaaS) | In M365-Lizenz enthalten | Niedrigschwelliger Einstieg, nahtlose Office-Integration |
| DocuWare | KMU bis gehobener Mittelstand | Cloud & On-Premises | Mittel bis hoch | Starke Workflow-Engine, gute ERP-Anbindungen |
| ELO Digital Office | Gehobener Mittelstand | Cloud & On-Premises | Mittel bis hoch | Umfangreiche Branchenlösungen, SAP-Integration |
| d.velop documents | KMU bis Mittelstand | Cloud & On-Premises | Mittel | Gute Microsoft-Integration, modularer Aufbau |
| Amagno | KMU | Cloud | Niedrig bis mittel | Einfache Bedienung, automatische Dokumentenerkennung |
Wenn Sie bereits Microsoft 365 im Einsatz haben, lohnt sich der Blick auf SharePoint und OneDrive als Einstieg besonders. Die grundlegenden DMS-Funktionen – Versionierung, Volltextsuche, Zugriffsrechte und gemeinsames Arbeiten – sind bereits in Ihrer bestehenden Lizenz enthalten. Für viele KMU reicht das als erster Schritt völlig aus, bevor Sie in ein spezialisiertes DMS investieren.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreiben vor, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar archiviert werden müssen. Ein DMS erfüllt diese Anforderungen durch Zeitstempel, Zugriffsprotokolle und Löschschutz. Wichtig: Nicht jede DMS-Lösung ist automatisch GoBD-konform. Achten Sie auf eine entsprechende Zertifizierung oder Verfahrensdokumentation des Herstellers. SharePoint/OneDrive kann mit Retention Policies und Compliance-Features ebenfalls GoBD-konform konfiguriert werden – hier ist allerdings eine saubere Einrichtung durch einen erfahrenen Dienstleister entscheidend.
DMS einführen in 6 Schritten
Die Technik ist selten das Problem – es ist der Prozess. Eine DMS-Einführung gelingt dann, wenn Sie strukturiert vorgehen und die Mitarbeiter von Anfang an mitnehmen. So sieht ein bewährter Fahrplan aus:
Ist-Analyse durchführen
Erfassen Sie zunächst den Status quo: Welche Dokumentenarten gibt es? Wo werden sie aktuell abgelegt? Welche Prozesse sind beteiligt? Sprechen Sie mit den Fachabteilungen – Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Personalabteilung haben oft sehr unterschiedliche Anforderungen.
Anforderungen definieren
Leiten Sie aus der Ist-Analyse konkrete Anforderungen ab: Welche Dokumententypen müssen revisionssicher archiviert werden? Welche Workflows sollen digitalisiert werden? Wie viele Nutzer brauchen Zugriff? Welche Schnittstellen zu ERP, CRM oder Buchhaltungssoftware sind nötig?
Passende Lösung auswählen
Gleichen Sie die Anforderungen mit den verfügbaren Lösungen ab. Nicht immer ist das teuerste System das richtige. Für M365-Kunden kann SharePoint/OneDrive der ideale Startpunkt sein. Holen Sie sich bei Bedarf eine neutrale Beratung, die herstellerunabhängig empfiehlt.
Pilotphase starten
Beginnen Sie mit einer Abteilung oder einem Dokumententyp – zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Verträge. Sammeln Sie Erfahrungen, bevor Sie das System unternehmensweit ausrollen. Eine Pilotphase von 4–8 Wochen hat sich in der Praxis bewährt.
Bestandsdokumente migrieren
Planen Sie die Migration bestehender Dokumente sorgfältig. Nicht alles muss digitalisiert werden: Konzentrieren Sie sich auf aktive und aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Altbestände, die nicht mehr benötigt werden, können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden.
Mitarbeiter schulen und begleiten
Ein DMS ist nur so gut wie seine Nutzung. Investieren Sie in praxisnahe Schulungen und benennen Sie Key User in jeder Abteilung, die als Ansprechpartner dienen. Die ersten Wochen nach dem Go-Live sind entscheidend für die Akzeptanz.
⚠️ Wichtig: Häufigster Fehler bei der DMS-Einführung: Zu viel auf einmal digitalisieren. Unternehmen, die versuchen, alle Abteilungen und Dokumententypen gleichzeitig umzustellen, überfordern ihre Mitarbeiter und die IT-Abteilung. Starten Sie mit einem überschaubaren Bereich, erzielen Sie dort sichtbare Erfolge und weiten Sie das System dann schrittweise aus. Ein gescheitertes DMS-Projekt lässt sich intern nur sehr schwer ein zweites Mal anstoßen.
SharePoint/OneDrive als Einstieg für Microsoft-365-Kunden
Wenn Sie Microsoft 365 bereits nutzen, haben Sie mit SharePoint Online und OneDrive for Business bereits ein leistungsfähiges DMS-Fundament. Sie können Dokumentenbibliotheken mit Metadaten, Versionierung und Zugriffsrechten einrichten, ohne zusätzliche Software zu lizenzieren. Mit Power Automate lassen sich einfache Workflows wie Rechnungsfreigaben abbilden. Für viele KMU mit 10–100 Mitarbeitern ist das eine pragmatische Lösung, die in wenigen Wochen produktiv sein kann. Erst wenn die Anforderungen an Workflow-Automatisierung, Branchenintegration oder Dokumentenklassifizierung wachsen, lohnt sich der Umstieg auf ein spezialisiertes DMS.
Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für ein DMS?
Prüfen Sie anhand der folgenden Punkte, wie gut Sie auf die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems vorbereitet sind:
DMS-Readiness-Check für Ihr Unternehmen
- Es gibt eine klare Übersicht aller Dokumentenarten und deren Aufbewahrungsfristen
- Die aktuelle Ablagestruktur auf Netzlaufwerken und in Papierform ist dokumentiert
- Ein verantwortlicher Projektleiter für die DMS-Einführung ist benannt
- Die Geschäftsführung unterstützt das Projekt aktiv und stellt Budget bereit
- Die IT-Infrastruktur (Internetanbindung, Server, Microsoft 365) ist leistungsfähig genug
- Scanner oder Multifunktionsgeräte mit Dokumenteneinzug sind vorhanden oder eingeplant
- Die wichtigsten Workflows (z. B. Rechnungsfreigabe) sind als Prozess beschrieben
- Schnittstellen zu bestehenden Systemen (ERP, Buchhaltung, CRM) sind identifiziert
- Key User in den Fachabteilungen sind benannt und bereit, als Multiplikatoren zu wirken
- Ein realistischer Zeitplan mit Pilotphase und schrittweisem Rollout liegt vor
Fazit: Papierloses Büro ist kein Alles-oder-nichts-Projekt
Der Weg zum papierlosen Büro muss kein Kraftakt sein. Entscheidend ist, dass Sie strukturiert vorgehen und mit einem klar abgegrenzten Bereich starten. Für Unternehmen mit Microsoft 365 bieten SharePoint und OneDrive einen kostengünstigen und schnell umsetzbaren Einstieg, der bereits viele DMS-Kernfunktionen abdeckt. Wenn die Anforderungen wachsen, können Sie jederzeit auf eine spezialisierte Lösung wie DocuWare, ELO oder d.velop umsteigen – die digitalisierte Arbeitsweise und die gewonnene Erfahrung nehmen Sie mit.
Wichtig ist vor allem eines: Anfangen. Jeder Tag mit Papierchaos und Suchzeiten kostet Ihr Unternehmen Geld und Nerven. Und die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung werden nicht weniger – mit der E-Rechnungspflicht wird ein funktionierendes DMS für immer mehr Unternehmen zur Notwendigkeit.