Die Speicher-Frage im Mittelstand: Mehr als nur ein IT-Detail
Wo liegen Ihre Unternehmensdaten? Diese Frage klingt banal, hat aber weitreichende Konsequenzen – für die tägliche Arbeit, die IT-Sicherheit und nicht zuletzt für Ihr Budget. Ob Handwerksbetrieb in Freiburg, Ingenieurbüro in Lörrach oder Produktionsunternehmen im Markgräflerland: Die Wahl der richtigen Speicherlösung gehört zu den wichtigsten IT-Entscheidungen im Mittelstand.
In der Praxis begegnen uns bei KMU in Südbaden drei grundlegende Ansätze: das Network Attached Storage (NAS), der klassische Fileserver auf Windows-Server-Basis und der Cloud-Speicher über Dienste wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Jede Lösung hat ihre Berechtigung – aber keine passt universell. Dieser Artikel hilft Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.
- Daten liegen verstreut auf lokalen PCs, USB-Sticks und privaten Cloud-Konten
- Kein einheitliches Backup-Konzept – Datenverlust ist nur eine Frage der Zeit
- Mitarbeiter im Homeoffice haben keinen sicheren Zugriff auf Firmendaten
- Die bestehende Lösung ist veraltet und wird nicht mehr gewartet
- Niemand weiß genau, wer auf welche Ordner Zugriff hat
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann wird es Zeit, die Speicherstrategie Ihres Unternehmens grundlegend zu überdenken. Schauen wir uns die drei Optionen im Detail an.
NAS: Das Netzwerkspeicher-System für Einsteiger und Profis
Ein NAS (Network Attached Storage) ist im Grunde ein kompakter Speicher-Computer, der direkt in Ihr Netzwerk eingebunden wird. Hersteller wie Synology und QNAP haben sich auf diese Geräte spezialisiert und bieten Modelle von der Zwei-Bay-Lösung für kleine Büros bis zum Rackmount-System für den Serverraum. Ein NAS wird über eine Weboberfläche konfiguriert und bietet weit mehr als nur Dateiablage: Backup-Funktionen, Medienserver, Virtualisierung und sogar eigene App-Ökosysteme gehören heute zum Standard.
Einfache Einrichtung
Ein NAS ist in wenigen Stunden betriebsbereit. Die Weboberfläche von Synology (DSM) oder QNAP (QTS) führt auch IT-Laien durch die Grundkonfiguration.
Günstige Anschaffung
Bereits ab ca. 500–800 € (ohne Festplatten) erhalten Sie ein solides 2-Bay-NAS für kleine Teams. Keine laufenden Lizenzkosten.
Integriertes RAID
Durch RAID-Konfigurationen (z. B. RAID 1 oder SHR) sind Ihre Daten gegen den Ausfall einer Festplatte geschützt.
Vielseitige Apps
Synology Drive, Hyper Backup, Surveillance Station – ein NAS kann weit mehr als nur Dateien speichern.
Niedriger Stromverbrauch
Ein typisches NAS verbraucht 15–30 Watt – deutlich weniger als ein vollwertiger Server.
⚠️ Wichtig: Ein NAS ist kein Backup. RAID schützt vor Festplattenausfall, aber nicht vor versehentlichem Löschen, Ransomware oder einem Brand im Büro. Sie brauchen immer ein zusätzliches, externes Backup – idealerweise nach der 3-2-1-Regel.
Wo stößt ein NAS an seine Grenzen?
- Begrenzte Skalierbarkeit: Mehr Speicher bedeutet größere Festplatten oder ein neues Gerät
- Keine echte Active-Directory-Integration für feingranulare Berechtigungen
- Performance bei vielen gleichzeitigen Zugriffen (ab ca. 20–30 Nutzern) spürbar eingeschränkt
- Fernzugriff über QuickConnect oder VPN möglich, aber nicht so komfortabel wie native Cloud-Lösungen
- Bei Hardwaredefekt des NAS-Gehäuses kann die Wiederherstellung komplex werden
Fileserver: Der Klassiker für gewachsene Strukturen
Der Fileserver – typischerweise ein Windows Server mit Active Directory – ist seit Jahrzehnten das Rückgrat der Unternehmens-IT. Ein dedizierter Server stellt Dateifreigaben im Netzwerk bereit, verwaltet Benutzerkonten zentral und ermöglicht über Gruppenrichtlinien eine präzise Steuerung der Zugriffsrechte. Für Unternehmen mit bestehender Windows-Infrastruktur ist der Fileserver oft die natürliche Wahl.
Active Directory
Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung über Gruppen, Organisationseinheiten und Gruppenrichtlinien – unverzichtbar ab einer gewissen Unternehmensgröße.
Hohe Performance
Ein gut dimensionierter Server mit SSD-Storage und Gigabit- oder 10-Gbit-Anbindung liefert exzellente Geschwindigkeit, auch bei vielen parallelen Zugriffen.
Volle Kontrolle
Sie bestimmen Hardware, Software, Verschlüsselung und Standort. Alle Daten bleiben physisch in Ihrem Unternehmen.
Integration
Nahtlose Einbindung in bestehende Windows-Umgebungen: Druckserver, Exchange, Branchensoftware – alles greift ineinander.
Schattenkopien
Windows-Vorgängerversionen ermöglichen es Nutzern, versehentlich gelöschte Dateien selbst wiederherzustellen.
Nachteile und Herausforderungen beim Fileserver
- Hohe Anfangsinvestition: Hardware, Windows-Server-Lizenz und CALs (Client Access Licenses) summieren sich schnell auf 5.000–15.000 €
- Laufende Wartung erforderlich: Updates, Sicherheitspatches, Hardware-Monitoring
- IT-Fachkenntnisse nötig: Einrichtung und Administration erfordern Know-how oder einen externen IT-Dienstleister
- Stromverbrauch und Wärmeentwicklung: Ein Server im Dauerbetrieb verbraucht 100–300 Watt
- Hardware-Lebenszyklus: Alle 5–7 Jahre steht eine Server-Migration an – ein aufwändiges Projekt
Cloud-Speicher: Flexibel, skalierbar, überall verfügbar
Cloud-Speicher wie Microsoft OneDrive/SharePoint, Google Workspace oder Nextcloud (selbst gehostet oder als Managed Service) verlagern die Dateiablage ins Internet. Dateien werden auf Servern des Anbieters gespeichert und sind über Browser, Desktop-Apps oder mobile Geräte von überall zugänglich. Besonders seit der Zunahme von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen erleben Cloud-Lösungen einen enormen Zulauf.
Ortsunabhängiger Zugriff
Mitarbeiter arbeiten von überall – Büro, Homeoffice oder unterwegs – mit denselben Daten. Kein VPN erforderlich.
Keine Hardware-Wartung
Der Cloud-Anbieter kümmert sich um Server, Updates, Backups und Verfügbarkeit. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
Skalierbarkeit
Mehr Speicher? Ein Klick im Admin-Portal genügt. Keine Hardware-Beschaffung, kein Umbau.
Automatische Versionierung
Änderungen an Dateien werden versioniert. Frühere Stände lassen sich jederzeit wiederherstellen.
Collaboration
Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten, integrierte Chat- und Videokonferenz-Funktionen (Teams, Google Meet).
Wo Cloud-Speicher an Grenzen stößt
- Laufende monatliche Kosten: Microsoft 365 Business Basic ab ca. 6 €/Nutzer/Monat, höhere Pläne ab 12–22 €/Nutzer/Monat
- Abhängigkeit von der Internetverbindung: Ohne Internet kein Zugriff (Offline-Sync nur eingeschränkt)
- Datenschutz-Bedenken: Daten liegen auf Servern des Anbieters – DSGVO-Konformität muss geprüft werden
- Begrenzte Kontrolle: Sie verlassen sich auf die Sicherheitsmaßnahmen und Verfügbarkeit des Anbieters
- Migration großer Datenbestände: Der Umzug von Terabytes an Daten in die Cloud dauert Tage bis Wochen
Seit dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die USA (Data Privacy Framework) ist die Nutzung von US-Cloud-Diensten wie Microsoft 365 unter bestimmten Voraussetzungen DSGVO-konform möglich. Dennoch sollten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen und prüfen, ob Ihr Anbieter EU-Rechenzentren anbietet. Für besonders sensible Daten kann eine europäische oder selbst gehostete Lösung wie Nextcloud die bessere Wahl sein.
Der große Vergleich: NAS vs. Fileserver vs. Cloud
Die folgende Tabelle stellt die drei Speicherlösungen in den wichtigsten Kategorien gegenüber. Beachten Sie: Die Angaben sind Richtwerte für typische KMU-Szenarien mit 10–50 Arbeitsplätzen.
| Kriterium | NAS | Fileserver | Cloud-Speicher |
|---|---|---|---|
| Anschaffungskosten | Niedrig (500–2.000 €) | Hoch (5.000–15.000 €) | Keine (monatliche Gebühr) |
| Laufende Kosten | Strom, Festplatten-Ersatz | Strom, Lizenzen, Wartung | 6–22 €/Nutzer/Monat |
| Kosten über 5 Jahre (20 Nutzer) | ca. 3.000–5.000 € | ca. 10.000–20.000 € | ca. 7.200–26.400 € |
| Performance (LAN) | Gut | Sehr gut | Abhängig von Internetleitung |
| Skalierbarkeit | Begrenzt | Mittel (Hardware-Upgrade) | Sehr hoch |
| Fernzugriff | Über VPN/QuickConnect | Über VPN | Nativ integriert |
| Berechtigungen | Einfach (Ordner-Ebene) | Sehr granular (AD/GPO) | Mittel bis gut |
| IT-Know-how nötig | Gering | Hoch | Gering bis mittel |
| Datenschutz/Kontrolle | Volle Kontrolle (lokal) | Volle Kontrolle (lokal) | Eingeschränkt (Anbieter) |
| Backup-Optionen | Integriert + extern | Manuell einzurichten | Anbieter + eigenes Backup |
| Ausfallsicherheit | Mittel (RAID) | Hoch (redundante Hardware) | Sehr hoch (Rechenzentrum) |
| Collaboration | Eingeschränkt | Eingeschränkt | Sehr gut |
Hybridlösungen: Das Beste aus zwei Welten
In der Praxis entscheiden sich immer mehr mittelständische Unternehmen für eine Kombination aus lokaler und cloudbasierter Speicherung. Hybridlösungen verbinden die Vorteile beider Welten: sensible Daten bleiben auf dem eigenen Server oder NAS, während Collaboration-Dokumente und weniger kritische Daten in der Cloud liegen.
Datenklassifizierung durchführen
Welche Daten sind geschäftskritisch, welche sensibel (personenbezogen, Betriebsgeheimnisse), welche unkritisch? Diese Einteilung bestimmt den Speicherort.
Lokalen Speicher für sensible Daten
Buchhaltung, Personalakten, Konstruktionszeichnungen und Kundendaten bleiben auf dem NAS oder Fileserver im eigenen Haus.
Cloud für Collaboration
Projektdokumente, Präsentationen und gemeinsam bearbeitete Dateien wandern in SharePoint oder Google Workspace.
Synchronisation einrichten
Tools wie Synology Cloud Sync oder Azure File Sync halten lokale und Cloud-Speicher synchron – automatisch und verschlüsselt.
Backup-Strategie anpassen
Die 3-2-1-Regel gilt auch für Hybridlösungen: drei Kopien, zwei Medien, ein externer Standort. Die Cloud kann dabei als externer Standort dienen.
Eine beliebte Hybridlösung für KMU: Synology NAS + Synology Drive + Cloud-Backup. Das NAS dient als primärer Speicher, Synology Drive bietet eine Dropbox-ähnliche Synchronisation für alle Geräte, und ein verschlüsseltes Cloud-Backup bei einem DSGVO-konformen Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland sichert die Daten extern ab. Kostenpunkt: ab ca. 1.500 € einmalig plus ca. 50 €/Monat für Cloud-Backup.
Entscheidungsmatrix: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Wahl der richtigen Speicherlösung hängt von mehreren Faktoren ab. Nutzen Sie die folgende Matrix als Orientierung:
Ein NAS ist die richtige Wahl, wenn Sie …
- ein kleines Team mit bis zu 15–20 Mitarbeitern haben
- ein überschaubares Budget für die IT-Infrastruktur einplanen
- hauptsächlich im lokalen Netzwerk arbeiten (wenig Homeoffice)
- einfache Dateifreigaben ohne komplexe Berechtigungsstrukturen benötigen
- eine schnelle, unkomplizierte Lösung ohne externe IT-Betreuung suchen
Ein Fileserver ist die richtige Wahl, wenn Sie …
- mehr als 20 Arbeitsplätze in einer Windows-Umgebung betreiben
- komplexe Berechtigungsstrukturen mit Active Directory benötigen
- Branchensoftware einsetzen, die einen zentralen Server voraussetzt
- höchste Performance im lokalen Netzwerk brauchen (z. B. CAD, Videoproduktion)
- strenge Compliance-Anforderungen erfüllen müssen (volle Datenkontrolle)
Cloud-Speicher ist die richtige Wahl, wenn Sie …
- ein verteiltes Team mit viel Homeoffice oder Außendienst haben
- häufig gemeinsam an Dokumenten arbeiten (Echtzeit-Collaboration)
- keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen oder warten möchten
- schnell wachsen und flexibel skalieren müssen
- bereits Microsoft 365 oder Google Workspace im Einsatz haben
Praxisbeispiele aus dem Mittelstand
Handwerksbetrieb mit 8 Mitarbeitern (Freiburg)
Ausgangslage: Ein Elektroinstallationsbetrieb speichert Auftragsfotos, Rechnungen und Schaltpläne auf dem PC des Chefs. Die Monteure haben keinen Zugriff auf aktuelle Unterlagen. Es gibt kein Backup.
Lösung: Ein Synology DS224+ (2-Bay-NAS) mit zwei 4-TB-Festplatten im RAID 1. Über Synology Drive greifen die Monteure per Tablet auf Projektordner zu. Ein wöchentliches Backup auf eine externe USB-Festplatte und ein monatliches verschlüsseltes Cloud-Backup bei einem deutschen Rechenzentrumsanbieter sichern die Daten ab.
Investition: ca. 800 € (Hardware) + 100 € Einrichtung. Laufende Kosten: ca. 10 €/Monat für Cloud-Backup.
Ingenieurbüro mit 35 Mitarbeitern (Lörrach)
Ausgangslage: Das Büro arbeitet mit großen CAD-Dateien (teilweise mehrere GB pro Projekt). Die bestehende NAS-Lösung ist an der Leistungsgrenze. 10 Mitarbeiter arbeiten regelmäßig im Homeoffice.
Lösung: Hybrid-Ansatz: Ein Windows Server 2025 mit Active Directory und SSD-RAID als zentraler Fileserver für die CAD-Daten im LAN (10 Gbit). Parallel dazu Microsoft 365 Business Standard mit SharePoint für die Projektkommunikation, Office-Dokumente und den Homeoffice-Zugriff.
Investition: ca. 12.000 € (Server-Hardware + Lizenzen) + 420 €/Monat für Microsoft 365 (35 Nutzer × 12 €).
Marketingagentur mit 12 Mitarbeitern (Müllheim)
Ausgangslage: Das Team arbeitet vollständig hybrid – manche im Büro, manche im Homeoffice, manche beim Kunden. Dokumente liegen verstreut in privaten Dropbox-Konten und auf lokalen Festplatten.
Lösung: Vollständige Migration zu Google Workspace Business Standard. Alle Daten liegen zentral in Google Drive mit klar definierten Teamablagen. Die Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen erfolgt in Echtzeit.
Investition: Keine Hardware. Laufende Kosten: ca. 170 €/Monat (12 Nutzer × 14 €). Einmalig ca. 500 € für die Datenmigration und Einrichtung.
Fazit: Die richtige Speicherlösung ist die, die zu Ihnen passt
Die Frage «NAS, Fileserver oder Cloud?» lässt sich nicht pauschal beantworten. Jede Lösung hat ihre Stärken und ihre Berechtigung. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Anforderungen ehrlich analysieren: Wie groß ist Ihr Team? Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter? Welche Daten verarbeiten Sie? Und wie viel IT-Kompetenz haben Sie intern?
Für viele KMU in Südbaden hat sich ein pragmatischer Hybrid-Ansatz bewährt: Lokaler Speicher (NAS oder Fileserver) für die Kerninfrastruktur, ergänzt um Cloud-Dienste für Collaboration und Fernzugriff. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre sensiblen Daten und profitieren gleichzeitig von der Flexibilität der Cloud.
Die beste Speicherlösung ist nicht die technisch aufwändigste, sondern die, die Ihre Mitarbeiter produktiver macht und Ihre Daten zuverlässig schützt.
Bevor Sie in neue Hardware oder Cloud-Lizenzen investieren: Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Wie viele Daten haben Sie tatsächlich? Wer greift wie häufig darauf zu? Welche Daten sind geschäftskritisch? Mit diesen Informationen lässt sich die passende Lösung gezielt planen – ohne unnötige Ausgaben.