Microsoft 365 gehört in den meisten Unternehmen längst zum Arbeitsalltag. Doch bei vielen KMU in Südbaden erleben wir das gleiche Bild: Outlook und Word werden täglich genutzt, Teams dient als Ersatz für Telefonate, und irgendwo liegen Dateien auf OneDrive. Das eigentliche Potenzial der Plattform bleibt ungenutzt. Dabei entfaltet Microsoft 365 seine Stärke erst dann, wenn Teams, SharePoint und OneDrive als ein zusammenhängendes System verstanden und eingesetzt werden.
Der häufigste Fehler: M365 als teure E-Mail-Lösung
Wir sehen es bei Erstgesprächen immer wieder: Ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern zahlt monatlich für Microsoft 365 Business Standard, nutzt aber im Wesentlichen nur Outlook und die Office-Apps. Dokumente werden weiterhin per E-Mail hin- und hergeschickt, Versionskonflikte sind an der Tagesordnung, und der lokale Fileserver läuft parallel weiter. Das ist, als würde man einen modernen Firmenwagen kaufen und nur im ersten Gang fahren.
- Dokumente werden als E-Mail-Anhang verschickt statt gemeinsam bearbeitet
- Jeder Mitarbeiter speichert Dateien lokal oder in persönlichen OneDrive-Ordnern ohne Struktur
- Teams wird nur für Chats genutzt, Kanäle und Dateibereiche bleiben leer
- SharePoint existiert gar nicht oder wurde einmal eingerichtet und nie gepflegt
- Berechtigungen sind unklar, jeder hat Zugriff auf alles oder zu wenig
Wenn Microsoft 365 nicht als Gesamtsystem eingerichtet wird, entstehen Datensilos, Sicherheitslücken und Frust bei Mitarbeitern. Gleichzeitig zahlen Sie für Funktionen, die Sie nicht nutzen. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Struktur lässt sich das in überschaubarem Aufwand ändern.
Teams, SharePoint und OneDrive: Wer macht was?
Bevor wir in die Praxis einsteigen, ist eine klare Abgrenzung wichtig. Viele Anwender verwechseln die drei Dienste oder verstehen nicht, wie sie zusammenhängen. Dabei hat jede Komponente eine klar definierte Rolle.
| Dienst | Zweck | Vergleichbar mit |
|---|---|---|
| OneDrive | Persönlicher Cloud-Speicher für einzelne Mitarbeiter | Ihr persönlicher Schreibtisch mit Schubladen |
| SharePoint | Gemeinsamer Speicher für Teams und Abteilungen | Das zentrale Firmenarchiv mit Regalstruktur |
| Teams | Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit | Das Großraumbüro mit Besprechungsräumen |
Der entscheidende Punkt: Diese drei Dienste sind keine getrennten Produkte, sondern eng miteinander verzahnt. Wenn Sie in Teams eine Datei in einen Kanal hochladen, liegt diese technisch auf einer SharePoint-Site. Wenn Sie eine Datei aus einem Teams-Chat teilen, nutzt das System OneDrive im Hintergrund. Dieses Verständnis ist der Schlüssel für eine saubere Struktur.
OneDrive: Ihr persönlicher Arbeitsbereich
OneDrive ist der persönliche Speicher jedes Mitarbeiters. Hier gehören Entwürfe, persönliche Notizen und Dateien hin, an denen Sie gerade allein arbeiten. Sobald ein Dokument für das Team relevant wird, sollte es in einen gemeinsamen Bereich verschoben werden. Denken Sie an OneDrive wie an Ihren Schreibtisch: Arbeitsmaterial liegt hier griffbereit, aber fertige Unterlagen gehören ins Firmenarchiv.
SharePoint: Das strukturierte Firmenarchiv
SharePoint ist der zentrale Ablageort für alles, was das Unternehmen betrifft. Hier werden Dokumentenbibliotheken mit klarer Ordnerstruktur, Berechtigungen und Versionierung angelegt. Jede Abteilung, jedes Projekt kann eine eigene SharePoint-Site bekommen. Für KMU in Südbaden empfehlen wir in der Regel eine überschaubare Struktur mit einer Handvoll Sites, nicht für jedes Thema eine eigene.
Teams: Die Arbeitsumgebung für den Alltag
Teams ist die Oberfläche, über die Ihre Mitarbeiter im Alltag zusammenarbeiten. Chat, Videokonferenzen, Aufgaben und eben auch Dateien. Jedes Team in Microsoft Teams bekommt automatisch eine SharePoint-Site im Hintergrund. Das bedeutet: Dateien, die Sie über Teams teilen, sind automatisch strukturiert abgelegt und versioniert.
Ordnerstruktur und Berechtigungen richtig planen
Die größte Herausforderung bei der Einführung von Microsoft 365 ist nicht die Technik, sondern die Struktur. Wer seine alte Fileserver-Logik einfach eins zu eins in SharePoint überträgt, verschenkt die Vorteile und handelt sich neue Probleme ein. Die Cloud erfordert ein Umdenken bei der Ablage.
Bereiche identifizieren
Welche Abteilungen und Projekte gibt es? Welche Informationen teilen sich mehrere Bereiche? Erstellen Sie eine einfache Übersicht.
Teams und Sites planen
Für jede Abteilung oder jeden festen Arbeitsbereich ein Team anlegen. Projekte mit begrenzter Laufzeit bekommen eigene Teams, die nach Abschluss archiviert werden.
Kanäle definieren
Innerhalb jedes Teams werden Kanäle für Themenbereiche angelegt. Jeder Kanal bekommt automatisch einen eigenen Dateiordner auf SharePoint.
Berechtigungen festlegen
Wer darf was sehen und bearbeiten? Arbeiten Sie mit Gruppen statt mit Einzelberechtigungen. Weniger ist hier mehr.
Namenskonventionen vereinbaren
Einheitliche Benennung von Dateien und Ordnern spart langfristig enorm viel Suchzeit. Beispiel: JJJJ-MM_Projektname_Dokumenttyp
⚠️ Wichtig: Vermeiden Sie zu tiefe Ordnerstrukturen. SharePoint und OneDrive haben ein Pfadlängen-Limit von 400 Zeichen. Wer seine alte Fileserver-Struktur mit acht Ebenen überträgt, stößt schnell an Grenzen. Drei bis vier Ebenen sind in der Regel ausreichend.
Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Schluss mit Version_final_v3
Einer der größten Produktivitätsgewinne von Microsoft 365 ist die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, das sogenannte Co-Authoring. Mehrere Mitarbeiter können dasselbe Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument gleichzeitig bearbeiten, Änderungen werden in Echtzeit angezeigt, und die Versionierung läuft automatisch im Hintergrund.
Echtzeit-Zusammenarbeit
Mehrere Personen bearbeiten ein Dokument gleichzeitig. Jeder sieht, wo die anderen gerade arbeiten.
Automatische Versionierung
Jede Änderung wird gespeichert. Ältere Versionen lassen sich jederzeit wiederherstellen, bis zu 500 Versionen pro Datei.
Kein Dateichaos mehr
Es gibt nur noch eine Datei statt zehn Kopien in verschiedenen E-Mail-Postfächern. Die Datei liegt zentral auf SharePoint.
Offline-Fähigkeit
Dateien lassen sich für die Offline-Bearbeitung synchronisieren. Änderungen werden automatisch zusammengeführt, sobald die Verbindung wieder steht.
Damit Co-Authoring reibungslos funktioniert, sollten Dateien direkt in der Cloud geöffnet werden, nicht erst heruntergeladen und lokal bearbeitet. In Teams genügt ein Klick auf die Datei. Für die Desktop-App aktivieren Sie die Option AutoSave oben links.
Teams-Kanäle sinnvoll strukturieren
Ein häufiger Fehler: Unternehmen legen ein einziges Team für die gesamte Firma an und nutzen nur den allgemeinen Kanal. Oder das andere Extrem: Für jedes kleine Thema wird ein neues Team erstellt. Beides führt zu Unübersichtlichkeit. Eine durchdachte Kanalstruktur ist entscheidend.
Für ein typisches KMU mit 20 bis 80 Mitarbeitern empfehlen wir folgende Grundstruktur:
- Ein Team pro Abteilung (z.B. Vertrieb, Technik, Verwaltung)
- Ein Team für die Geschäftsführung oder Leitungsrunde
- Ein Team für abteilungsübergreifende Projekte
- Optional: Ein firmenweites Team für allgemeine Ankündigungen
Innerhalb eines Teams sorgen Kanäle für die thematische Gliederung. Das Vertriebs-Team könnte beispielsweise Kanäle haben für Angebote, Kundenprojekte, Messen und Wettbewerbsbeobachtung. Jeder Kanal bekommt automatisch einen eigenen Dateibereich.
Nutzen Sie private Kanäle sparsam. Sie erzeugen eine separate SharePoint-Site im Hintergrund und machen die Berechtigungsstruktur komplexer. Setzen Sie private Kanäle nur ein, wenn es einen echten Schutzbedarf gibt, etwa für Personalthemen oder vertrauliche Finanzdaten.
Lizenzvergleich: Welches Microsoft 365 passt zu Ihrem Unternehmen?
Microsoft bietet verschiedene Lizenzpakete an. Für KMU sind in der Regel die Business-Lizenzen relevant. Hier ein Überblick der drei gängigsten Varianten mit den für diesen Artikel relevanten Funktionen:
| Funktion | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
|---|---|---|---|
| Preis pro Nutzer/Monat (ca.) | 5,60 € | 11,70 € | 20,60 € |
| Outlook, Exchange Online | Ja | Ja | Ja |
| Teams (Chat, Meetings, Kanäle) | Ja | Ja | Ja |
| SharePoint & OneDrive (1 TB) | Ja | Ja | Ja |
| Office-Desktop-Apps (Word, Excel, etc.) | Nein (nur Web) | Ja | Ja |
| Co-Authoring in Desktop-Apps | Nein | Ja | Ja |
| Conditional Access & Intune | Nein | Nein | Ja |
| Erweiterte Bedrohungsanalyse | Nein | Nein | Ja |
| Automatische Datenklassifizierung | Nein | Nein | Ja |
Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist Business Standard der beste Einstieg. Sie erhalten alle Office-Apps, vollwertiges Teams und SharePoint mit Co-Authoring. Unternehmen mit erhöhtem Sicherheitsbedarf (z.B. Ingenieurbüros, Kanzleien, Arztpraxen) sollten Business Premium in Betracht ziehen, da hier Conditional Access und erweiterte Sicherheitsfunktionen enthalten sind.
Sicherheit: MFA, Conditional Access und Datenklassifizierung
Mit der Verlagerung von Daten in die Cloud steigt die Bedeutung von Zugriffsschutz. Die gute Nachricht: Microsoft 365 bringt leistungsfähige Sicherheitsfunktionen mit. Die schlechte Nachricht: In vielen KMU sind diese nicht aktiviert.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
MFA ist die wichtigste einzelne Sicherheitsmaßnahme für Microsoft 365. Dabei wird neben dem Passwort ein zweiter Faktor abgefragt, zum Beispiel eine Bestätigung über die Microsoft Authenticator-App auf dem Smartphone. MFA ist in allen Business-Lizenzen enthalten und sollte ab dem ersten Tag aktiviert sein. Laut Microsoft werden durch MFA über 99 % aller Konto-Kompromittierungen verhindert.
Conditional Access
Conditional Access geht einen Schritt weiter als MFA. Sie können damit Regeln definieren wie: Der Zugriff auf SharePoint ist nur von verwalteten Geräten erlaubt. Oder: Aus dem Ausland ist kein Zugriff auf das Firmenkonto möglich. Oder: Auf dem privaten Smartphone dürfen E-Mails gelesen, aber keine Anhänge heruntergeladen werden. Diese Funktion ist ab Business Premium verfügbar und besonders für Unternehmen mit sensiblen Daten empfehlenswert.
Datenklassifizierung und Schutz
Mit Sensitivity Labels können Dokumente als vertraulich, intern oder öffentlich gekennzeichnet werden. Je nach Klassifizierung greifen automatisch Schutzregeln: Ein als vertraulich markiertes Dokument kann beispielsweise nicht an externe Empfänger weitergeleitet werden. Für den Anfang genügen drei bis vier Klassifizierungsstufen.
Sicherheits-Checkliste für Ihren M365-Tenant
- MFA für alle Benutzer aktiviert
- Sicherheitsstandards (Security Defaults) eingeschaltet
- Globale Administratorkonten auf maximal zwei begrenzt
- Admin-Konten mit separatem MFA und ohne E-Mail-Nutzung
- Gastfreigaben auf das Nötigste beschränkt
- Automatische Weiterleitung an externe Adressen deaktiviert
- Richtlinie für Passwortkomplexität definiert
- Regelmäßige Überprüfung der Anmeldeprotokolle
Migration vom Fileserver zu SharePoint und OneDrive
Viele Unternehmen in Südbaden arbeiten noch mit einem lokalen Fileserver, oft gewachsen über Jahre mit einer verschachtelten Ordnerstruktur. Die Migration in die Cloud ist einer der häufigsten Aufträge, die wir begleiten. Dabei gilt: Eine Migration ist keine reine Kopieraktion, sondern die Chance, aufzuräumen und neu zu strukturieren.
Bestandsaufnahme
Welche Daten liegen auf dem Fileserver? Wie groß ist das Volumen? Welche Ordner werden aktiv genutzt, welche sind Altlasten? Oft lassen sich 30 bis 50 Prozent der Daten archivieren oder löschen.
Zielstruktur definieren
Basierend auf der neuen SharePoint- und Teams-Struktur wird festgelegt, welche Daten wohin wandern. Persönliche Ordner gehen nach OneDrive, Abteilungsdaten nach SharePoint.
Berechtigungen neu planen
Die alten NTFS-Berechtigungen lassen sich nicht eins zu eins übertragen. Nutzen Sie die Migration, um die Berechtigungsstruktur zu vereinfachen und auf Gruppen umzustellen.
Pilotgruppe starten
Beginnen Sie mit einer Abteilung, die offen für Veränderungen ist. Sammeln Sie Erfahrungen und Feedback, bevor Sie das ganze Unternehmen umstellen.
Daten migrieren
Microsoft bietet mit dem SharePoint Migration Tool ein kostenloses Werkzeug. Für größere Migrationen setzen wir auf spezialisierte Tools, die den Prozess beschleunigen und Berechtigungen übernehmen.
Schulung und Begleitung
Der wichtigste Schritt. Ohne Schulung werden Mitarbeiter die neuen Strukturen nicht annehmen. Planen Sie mindestens einen halben Tag pro Abteilung ein.
Typische Stolperfallen bei der Einführung
Aus unserer Erfahrung mit Dutzenden M365-Projekten bei Unternehmen in Südbaden kennen wir die typischen Fallstricke. Hier die häufigsten, damit Sie sie vermeiden können:
- Keine klare Governance: Ohne Regeln legt jeder Mitarbeiter Teams und Kanäle nach eigenem Ermessen an. Nach sechs Monaten herrscht Chaos.
- Synchronisationsprobleme: Wer zu viele SharePoint-Bibliotheken über OneDrive synchronisiert, stößt an Leistungsgrenzen. Synchronisieren Sie nur, was Sie regelmäßig brauchen.
- Berechtigungen über Teilen-Links: Der Teilen-Button in SharePoint erzeugt schnell Links mit zu weitreichenden Rechten. Konfigurieren Sie die Standard-Freigabe auf Personen in Ihrer Organisation.
- Fehlende Schulung: Die Technik ist das kleinere Problem. Wenn Mitarbeiter nicht verstehen, warum und wie sie die neue Umgebung nutzen sollen, scheitert das Projekt.
- Alte Gewohnheiten: E-Mail-Anhänge statt Links, lokales Speichern statt Cloud. Diese Muster ändern sich nur durch Konsequenz und Vorleben durch die Führungsebene.
Benennen Sie in jeder Abteilung einen Microsoft 365 Champion. Das sind technikaffine Mitarbeiter, die als erste Ansprechpartner für Kollegen dienen und neue Funktionen ausprobieren. Diese Multiplikatoren sind oft wertvoller als jede externe Schulung.
Fazit: Microsoft 365 ist ein System, kein Werkzeugkasten
Teams, SharePoint und OneDrive sind keine drei einzelnen Produkte, die man unabhängig voneinander betrachten sollte. Sie bilden ein zusammenhängendes System für die moderne Zusammenarbeit. Wer dieses System versteht und richtig aufsetzt, gewinnt nicht nur an Produktivität, sondern auch an Sicherheit und Übersicht.
Die Einführung erfordert Planung, eine saubere Struktur und die Bereitschaft, alte Gewohnheiten zu ändern. Das gilt für den Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern ebenso wie für das Ingenieurbüro mit 80. Der technische Aufwand ist überschaubar. Die eigentliche Arbeit liegt in der Organisation und der Begleitung der Mitarbeiter.
Die beste IT-Lösung ist die, die von den Mitarbeitern tatsächlich genutzt wird. Deshalb beginnt jede erfolgreiche M365-Einführung mit den Menschen, nicht mit der Technik.
Als IT-Dienstleister in Südbaden begleiten wir Unternehmen von der ersten Bestandsaufnahme über die Strukturplanung bis zur Migration und Schulung. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Unternehmen nur einen Bruchteil von Microsoft 365 nutzt, sprechen Sie uns an. Gemeinsam holen wir das Beste aus Ihrer bestehenden Lizenz heraus.