Kennen Sie das? Ein wichtiger Vertrag liegt auf dem Schreibtisch Ihres Geschäftspartners – seit drei Tagen. Per Post verschickt, wartet er auf eine Unterschrift, die eigentlich in fünf Minuten erledigt wäre. Währenddessen steht Ihr Projekt still. Für viele mittelständische Unternehmen in Südbaden und darüber hinaus ist das immer noch Alltag. Dabei gibt es längst eine Lösung, die rechtssicher, schnell und wirtschaftlich ist: die digitale Unterschrift.
Papierstapel auf dem Schreibtisch: Warum es so nicht weitergehen kann
Laut einer Studie von Bitkom drucken deutsche Unternehmen im Schnitt noch immer über 20 Milliarden Seiten pro Jahr für geschäftliche Zwecke. Ein erheblicher Anteil davon entfällt auf Verträge, Freigaben und Genehmigungen. Der klassische Unterschriftenprozess sieht dabei oft so aus: Dokument erstellen, ausdrucken, per Post oder Kurier versenden, auf die Unterschrift warten, das signierte Dokument zurückerhalten, einscannen und schließlich archivieren.
- Durchlaufzeiten von mehreren Tagen bis Wochen für einen einzigen Vertrag
- Hohe Druck-, Porto- und Archivierungskosten (durchschnittlich 8 Euro pro Dokument)
- Medienbrüche zwischen digitaler Erstellung und analoger Unterschrift
- Fehleranfälligkeit durch manuelle Prozesse und unleserliche Scans
- Schwierige Nachverfolgung: Wo liegt der Vertrag gerade?
- Platzverbrauch durch physische Aktenordner und Archivräume
Gerade für mittelständische Unternehmen in der Region – ob Maschinenbauer in Freiburg, Handwerksbetrieb im Markgräflerland oder Ingenieurbüro in Offenburg – summieren sich diese Ineffizienzen zu einem echten Wettbewerbsnachteil. Die gute Nachricht: Die digitale Unterschrift löst all diese Probleme auf einen Schlag.
eIDAS-Verordnung: Die rechtliche Grundlage in der EU
Viele Unternehmer fragen als Erstes: «Ist eine digitale Unterschrift überhaupt rechtsgültig?» Die klare Antwort: Ja. Die Grundlage bildet die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services), die seit dem 1. Juli 2016 in der gesamten EU gilt. Sie schafft einen einheitlichen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel.
Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS) regelt die gegenseitige Anerkennung elektronischer Identifizierung und Vertrauensdienste innerhalb der EU. Sie stellt sicher, dass elektronische Signaturen grenzüberschreitend anerkannt werden. Seit 2024 wird sie durch eIDAS 2.0 weiterentwickelt, unter anderem mit der Einführung der European Digital Identity Wallet.
Entscheidend für die Praxis: Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen elektronischer Signaturen mit unterschiedlichem Sicherheitsniveau und rechtlicher Wirkung. Welche Stufe Sie benötigen, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab.
Drei Stufen: Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur
| Merkmal | Einfache Signatur (EES) | Fortgeschrittene Signatur (FES) | Qualifizierte Signatur (QES) |
|---|---|---|---|
| Rechtliche Grundlage | Art. 3 Nr. 10 eIDAS | Art. 3 Nr. 11, Art. 26 eIDAS | Art. 3 Nr. 12, Art. 25 Abs. 2 eIDAS |
| Identifizierung | Keine Anforderung | Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner | Zertifikat von qualifiziertem Vertrauensdiensteanbieter |
| Sicherheitsniveau | Niedrig | Mittel | Hoch (der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt) |
| Manipulationsschutz | Keiner | Nachträgliche Änderungen erkennbar | Nachträgliche Änderungen erkennbar + zertifizierte Erstellung |
| Beispiel | Eingescannte Unterschrift, Name in E-Mail | Signatur per App mit persönlichem Zertifikat | Signatur mit Personalausweis (eID) oder Video-Ident |
| Typische Kosten | Kostenlos | 1–3 Euro pro Signatur | 2–5 Euro pro Signatur |
Wann reicht welche Stufe? Vertragstypen und Anforderungen
Die Wahl der richtigen Signatur-Stufe ist entscheidend – denn nicht jeder Vertrag braucht das höchste Sicherheitsniveau. In vielen Fällen genügt eine einfache oder fortgeschrittene Signatur vollkommen. Das spart Kosten und beschleunigt den Prozess.
Einfache Signatur (EES)
Geeignet für interne Freigaben, Bestellbestätigungen, Protokolle, NDAs mit geringem Risiko und allgemeine Geschäftskorrespondenz. Überall dort, wo keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist.
Fortgeschrittene Signatur (FES)
Empfohlen für Dienstleistungsverträge, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rahmenverträge, Datenschutzvereinbarungen und Lieferantenverträge. Bietet ein gutes Gleichgewicht aus Sicherheit und Komfort.
Qualifizierte Signatur (QES)
Erforderlich bei gesetzlicher Schriftform: Befristete Arbeitsverträge, Bürgschaften, Verbraucherdarlehen, Kündigungen von Miet- und Arbeitsverhältnissen. Ersetzt die handschriftliche Unterschrift vollständig.
⚠️ Wichtig: Einige Rechtsgeschäfte erfordern in Deutschland weiterhin zwingend eine handschriftliche Unterschrift oder sogar eine notarielle Beurkundung – zum Beispiel Grundstückskaufverträge, Eheverträge oder die Gründung einer GmbH. Hier kann auch die qualifizierte elektronische Signatur (noch) nicht eingesetzt werden. Prüfen Sie im Zweifel mit Ihrem Rechtsberater, welche Form vorgeschrieben ist.
Tools im Vergleich: Die wichtigsten Signatur-Lösungen
Der Markt für digitale Signatur-Lösungen ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Wir stellen vier Anbieter vor, die sich für den Mittelstand besonders eignen – von der internationalen Plattform bis zur deutschen Speziallösung.
DocuSign
Weltmarktführer mit über 1 Milliarde Nutzern. Umfangreiche Integrationen (Salesforce, SAP, Microsoft 365). Alle drei Signatur-Stufen verfügbar. Serverstandorte auch in der EU. Ab ca. 10 Euro/Monat pro Nutzer.
Adobe Acrobat Sign
Nahtlose Integration in die Adobe-Welt und Microsoft 365. Besonders stark bei PDF-Workflows. Alle Signatur-Stufen, EU-konforme Verarbeitung. Ab ca. 13 Euro/Monat pro Nutzer.
d.velop sign
Deutsche Lösung mit Fokus auf Dokumentenmanagement. Starke DMS-Integration, DSGVO-konform, Serverstandort Deutschland. Ideal für Unternehmen, die bereits d.velop-Produkte nutzen. Preis auf Anfrage.
FP Sign
Deutscher Anbieter (Francotyp-Postalia) mit Rechenzentrum in Deutschland. Einfache Bedienung, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Besonders für KMU geeignet, die eine unkomplizierte Lösung suchen. Ab ca. 8 Euro/Monat.
Achten Sie bei der Auswahl nicht nur auf den Preis, sondern vor allem auf die Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende Systemlandschaft. Eine Signatur-Lösung, die sich nahtlos in Ihr DMS oder ERP einfügt, spart langfristig deutlich mehr Zeit und Geld als die günstigste Standalone-Lösung.
Integration in bestehende Systeme: DMS, ERP und CRM verbinden
Die digitale Signatur entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn sie in Ihre bestehende IT-Landschaft eingebettet ist. Isolierte Insellösungen schaffen nur neue Medienbrüche. Ziel sollte ein durchgängiger digitaler Prozess sein – von der Vertragserstellung bis zur revisionssicheren Archivierung.
- DMS (Dokumentenmanagement): Signierte Dokumente werden automatisch versioniert und revisionssicher abgelegt. Beispiele: d.velop documents, ELO, DocuWare
- ERP-System: Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferantenverträge können direkt aus dem ERP zur Signatur versendet werden. SAP, Microsoft Dynamics und DATEV bieten fertige Schnittstellen
- CRM: Vertriebsmitarbeiter versenden Angebote und Verträge direkt aus dem CRM (z.B. Salesforce, HubSpot) zur digitalen Unterschrift – der Status wird automatisch zurückgemeldet
- E-Mail und Kalender: Microsoft 365 und Google Workspace lassen sich mit den meisten Signatur-Lösungen verbinden, sodass Workflows direkt aus Outlook oder Gmail gestartet werden können
- Buchhaltung: Signierte Rechnungen und Verträge werden automatisch an die Buchhaltungssoftware übergeben – vollständig digital und GoBD-konform
Workflow-Beispiel: Ein Vertrag von der Erstellung bis zur Archivierung
Wie sieht ein digitalisierter Unterschriftenprozess in der Praxis aus? Nehmen wir als Beispiel einen mittelständischen Betrieb in Südbaden, der einen Dienstleistungsvertrag mit einem neuen Kunden abschließen möchte.
Vertrag erstellen
Der Vertriebsmitarbeiter erstellt den Vertrag im CRM oder über eine Vorlage im DMS. Alle relevanten Daten (Kunde, Konditionen, Laufzeit) werden automatisch eingefügt.
Signatur-Workflow starten
Per Klick wird der Vertrag an die Signatur-Plattform übergeben. Der Mitarbeiter legt fest, wer in welcher Reihenfolge unterschreiben soll (z.B. erst intern der Geschäftsführer, dann der Kunde).
Interne Freigabe
Der Geschäftsführer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, prüft den Vertrag am Bildschirm und signiert digital – auch vom Smartphone aus möglich.
Kunde unterschreibt
Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link zum Vertrag. Er kann das Dokument prüfen und mit wenigen Klicks signieren – ohne Software-Installation, direkt im Browser.
Automatische Archivierung
Der vollständig signierte Vertrag wird automatisch im DMS abgelegt, mit Zeitstempel und Audit-Trail versehen. Alle Beteiligten erhalten eine Kopie.
Folgeprozesse anstoßen
Das CRM aktualisiert den Kundenstatus, das ERP legt den Auftrag an, die Buchhaltung wird informiert – alles automatisch.
Kosten und ROI: Rechnet sich die Investition?
Die Einführung einer digitalen Signatur-Lösung ist eine Investition, die sich für die meisten Unternehmen innerhalb weniger Monate amortisiert. Entscheidend ist, die Gesamtkosten des bisherigen Prozesses ehrlich zu berechnen.
| Kostenfaktor | Papierbasiert (pro Vertrag) | Digital (pro Vertrag) |
|---|---|---|
| Druck und Papier | 0,50–1,00 Euro | 0 Euro |
| Porto/Versand | 1,60–4,50 Euro | 0 Euro |
| Arbeitszeit (Druck, Kuvertieren, Scannen) | 3,00–5,00 Euro | 0,50 Euro |
| Archivierung (physisch vs. digital) | 1,00–2,00 Euro | 0,10 Euro |
| Signatur-Lizenz | 0 Euro | 1,00–3,00 Euro |
| Gesamtkosten pro Vertrag | 6,10–12,50 Euro | 1,60–3,60 Euro |
Bei einem Unternehmen, das monatlich 50 Verträge abwickelt, ergibt sich eine jährliche Ersparnis von ca. 2.700 bis 5.300 Euro – allein bei den direkten Kosten. Hinzu kommen indirekte Vorteile: schnellere Vertragsabschlüsse führen zu früheren Umsätzen, weniger Fehler reduzieren Nacharbeit, und die gewonnene Arbeitszeit kann produktiver eingesetzt werden.
Rechnen Sie für Ihren Business Case nicht nur die direkten Kosten, sondern auch die Opportunitätskosten ein: Wie viel Umsatz entgeht Ihnen, wenn ein Vertragsabschluss eine Woche statt einer Stunde dauert? Gerade im Projektgeschäft kann das den entscheidenden Unterschied machen.
Häufige Bedenken entkräftet: Mythen rund um die digitale Unterschrift
In unseren Beratungsgesprächen begegnen uns immer wieder die gleichen Vorbehalte gegenüber digitalen Signaturen. Zeit, mit den hartnäckigsten Mythen aufzuräumen.
Checkliste: Digitale Signaturen im Unternehmen einführen
Sie möchten digitale Signaturen in Ihrem Unternehmen einführen? Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Schritte.
Einführung digitale Signaturen – Schritt für Schritt
- Bestandsaufnahme: Welche Dokumente werden aktuell unterschrieben? Wie viele pro Monat?
- Rechtliche Anforderungen klären: Welche Signatur-Stufe wird für welchen Dokumenttyp benötigt?
- Bestehende IT-Landschaft dokumentieren: Welche Systeme (DMS, ERP, CRM) sind im Einsatz?
- Anbieter evaluieren: Mindestens 2–3 Lösungen vergleichen (Funktionen, Integrationen, Preise, Serverstandort)
- Pilotprojekt starten: Mit einer Abteilung oder einem Dokumenttyp beginnen (z.B. Angebote im Vertrieb)
- Mitarbeiter schulen: Kurze Schulungen und verständliche Anleitungen bereitstellen
- Prozesse anpassen: Workflows definieren, Vorlagen erstellen, Berechtigungen festlegen
- Integrationen einrichten: Anbindung an DMS, ERP und weitere Systeme
- Rollout auf weitere Bereiche: Nach erfolgreichem Pilot schrittweise ausweiten
- Erfolg messen: Durchlaufzeiten, Kosten und Zufriedenheit vor und nach der Einführung vergleichen
Fazit: Der Einstieg ist einfacher als gedacht
Die digitale Unterschrift ist keine Zukunftsmusik – sie ist ein ausgereiftes, rechtssicheres Werkzeug, das mittelständischen Unternehmen sofort messbare Vorteile bringt. Schnellere Vertragsabschlüsse, niedrigere Kosten, weniger Fehler und zufriedenere Kunden und Mitarbeiter.
Der wichtigste Schritt ist der erste: Fangen Sie klein an. Wählen Sie einen Dokumenttyp, testen Sie eine Lösung im Pilotbetrieb und sammeln Sie Erfahrungen. Die meisten Unternehmen sind überrascht, wie schnell und unkompliziert der Umstieg gelingt – und fragen sich hinterher nur eins: Warum haben wir das nicht schon früher gemacht?
Die beste Zeit, Unterschriftenprozesse zu digitalisieren, war vor fünf Jahren. Die zweitbeste Zeit ist jetzt.